Fidustore : la gestion et le stockage automatisés de vos e-mails de facturation

Marre du tri manuel ?

Vos clients vous envoient des documents par e-mail tous les jours. Vous les téléchargez, vous les renommez, vous les rangez. Un par un.

Ce temps-là, vous ne le facturez pas.

Fidustore automatise ce processus. La solution est universelle, simple et économique. Vous récupérez des heures chaque semaine.

⚙️ Comment ça marche ?

Trois étapes suffisent.

1. Vous créez une boîte mail dédiée. Par exemple : achats@proximal.fidustore.eu.
2. Vous l’associez à un répertoire local, sur votre PC ou sur votre serveur.
3. Vos clients y envoient leurs fichiers.

Fidustore extrait les pièces jointes et les dépose dans le bon dossier de destination. Sans intervention de votre part.

💡 Les fonctionnalités clés

Automatique ou manuel, vous choisissez

Le téléchargement tourne en arrière-plan, avec une fréquence de vérification que vous définissez (minimum 5 minutes). Vous préférez garder la main ? Lancez le traitement manuellement, en un clic.

Un filtre qui protège votre réseau

Formats acceptés : PDF, XML et les formats d’images standards (JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF).

Les fichiers exécutables (.exe, .bat) et les archives compressées (.zip) sont rejetés à la source.

Zéro pollution visuelle

Les images de moins de 150 Ko sont ignorées. Ce sont presque toujours des signatures ou des logos intégrés aux e-mails. Les fichiers de plus de 30 Mo le sont également.

Vos dossiers restent propres.

Doublons et formats sous contrôle

L’option « Préférer XML » règle un cas fréquent : quand un e-mail contient un PDF et un XML portant le même nom, l’application retient le XML.

Le nommage est le vôtre. Conservez les noms d’origine, ou appliquez un renommage standardisé au format [boite_mail][date_heure][nom_original].

Traçabilité complète

Un historique affiche l’état de chaque fichier : Téléchargé, Confirmé, Chemin local invalide, Rejeté, Expiré.

Côté rétention : les e-mails non relevés sont conservés 45 jours sur le serveur. Un fichier doit être téléchargé dans un délai maximum de 30 jours avant expiration.

🎯 À qui s’adresse Fidustore ?

À toute entreprise qui reçoit régulièrement des pièces jointes par e-mail.

C’est un allié particulièrement utile pour les fiduciaires qui réceptionnent les pièces comptables de leurs clients et veulent automatiser l’intégration sans passer par le module e-mail de leur logiciel comptable, parfois contraignant ou indisponible.

Fidustore répond aussi aux cabinets qui n’ont pas d’outil OCR (type VI ou Demat), qui ne peuvent pas utiliser Connect, ou qui travaillent en mode hybride avec plusieurs logiciels comptables.

🏷️ Les tarifs (HTVA)

Vous voulez voir ce que ça donne chez vous ?

Contactez-nous : sales@gespac.be ou +32 (0)4 232 61 15. Nous configurons votre première boîte avec vous.