Comprendre et anticiper la transition vers votre facturation électronique

Peppol, c’est quoi exactement ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé qui facilite l’échange de documents électroniques standardisés — factures, bons de commande, bons de livraison, etc. — entre entreprises, administrations et prestataires.

Contrairement à un simple PDF envoyé par e-mail, Peppol permet un véritable dialogue entre logiciels de gestion. Les données sont transmises de manière structurée, ce qui réduit les erreurs, évite les ressaisies et fluidifie les processus comptables.

Une infrastructure européenne devenue standard international

Peppol a vu le jour sous l’impulsion de la Commission européenne, dans le but de moderniser les échanges avec les institutions publiques. Depuis, le modèle a été adopté par plus de 30 pays, y compris en dehors de l’UE. Le réseau est aujourd’hui géré par l’organisation OpenPeppol.

Trois composantes structurent son fonctionnement :

  • un réseau sécurisé de transmission (Peppol eDelivery Network)
  • des formats de documents normalisés
  • des prestataires agréés, les Peppol Access Points, qui assurent l’envoi et la réception
Gespac illustration

La Belgique fait de Peppol un levier de digitalisation

Depuis 2019, toutes les factures adressées aux administrations publiques belges doivent transiter par Peppol. Le choix de ce canal répond à plusieurs enjeux : sécurité, fiabilité, interopérabilité et cadre légal clair.

Dès le 1er janvier 2026, cette approche ne concernera plus uniquement les marchés publics. Elle s’étendra à l’ensemble des factures échangées entre entreprises belges assujetties à la TVA. GESPAC peut vous aider à anticiper ce changement, sans stress ni improvisation.

Pourquoi Peppol devient-il incontournable à partir de 2026 ?

Une obligation légale

Le gouvernement belge a fixé une échéance claire : à partir de 2026, la facturation structurée devient la norme pour les opérations B2B entre assujettis TVA.
Cette mesure s’inscrit dans un mouvement européen plus large (directive ViDA) visant à moderniser la collecte de la TVA.

Pour les entreprises, qu’est-ce que ça change ?

  • Fini les factures papier ou PDF non structurés
  • Passage obligatoire à un format standard (ex. : UBL 2.1, au format XML)
  • Utilisation d’un canal sécurisé comme Peppol

Voici un tableau comparatif :

Critère PDF par email Peppol structuré
Transmission automatique ❌ ✅
Intégration sans saisie ❌ ✅
Conformité 2026 ❌ ✅
Traçabilité renforcée ❌ ✅
Risque d’erreur humaine Élevé Faible

Pourquoi Peppol deviendra obligatoire? 

Cette réforme vise plusieurs finalités :

  • Mieux lutter contre la fraude à la TVA (fausses factures, doubles facturations…) ;
  • Réduire la charge administrative pour les entreprises (fin de la double saisie, automatisation des traitements) ;
  • Améliorer la qualité et la rapidité de la collecte de données fiscales ;

Renforcer la sécurité et la traçabilité des échanges comptables.

GESPAC vous accompagne dans la transition

En 2026, il ne suffira pas de changer de format. Il faudra repenser certains processus. Pour cela, mieux vaut être bien entouré.
GESPAC est un prestataire certifié Peppol. Nos équipes vous accompagnent à chaque étape : choix des outils, intégration, formation.

Prenez rendez-vous avec nos équipes

Concrètement, comment fonctionne Peppol ?

Le réseau repose sur une architecture décentralisée, chiffrée, basée sur des identifiants uniques.

Chaque entreprise possède un Peppol ID (en Belgique, basé sur le numéro d’entreprise BCE). Exemple : 0202:BE012345678

  • 0202 correspond au code du registre BCE

BE0123456789 est le numéro d’entreprise

Comment se déroule l’envoi d’une facture via Peppol ?

  1. Vous créez votre facture depuis votre logiciel comptable ou ERP compatible.
    Le document est automatiquement converti au format UBL.
  2. Il est transmis via votre Access Point Peppol.
  3. L’Access Point du destinataire reçoit et valide la facture.
  4. Elle est directement intégrée dans le système de gestion de votre client, sans saisie manuelle.
Explication du fonctionnement de Peppol

La solution GESPAC : connectez-vous simplement à Peppol

Chez GESPAC, nous avons conçu nos solutions pour faciliter l’accès au réseau Peppol, même pour les entreprises qui ne disposent pas d’une équipe IT interne.

 Nos outils permettent :

  • Une connexion directe et sécurisée à Peppol via votre point d’accès entreprise certifié ;
  • L’automatisation complète de l’émission et de la réception de documents ;
  • Une interface simple et intuitive, pensée pour les utilisateurs non techniques ;

Une intégration fluide avec les logiciels comptables ou ERP déjà utilisés.

Qui est concerné par Peppol en Belgique ?

Les entreprises assujetties à la TVA

À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges soumises à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures via un canal structuré et conforme, comme Peppol.

Cela concerne toutes les entreprises, sans distinction de taille ni de chiffre d’affaires : grandes structures, PME, TPE… toutes sont concernées.

Les indépendants et professions libérales

Les travailleurs indépendants, professions libérales (avocats, consultants, médecins, architectes…) ou freelances devront eux aussi se conformer à cette obligation, s’ils sont assujettis à la TVA.

Même si vous n’émettez que quelques factures par mois, vous devrez utiliser un système compatible Peppol.

Les fournisseurs du secteur public

Depuis 2019, les fournisseurs d’administrations publiques (communes, régions, hôpitaux, écoles, etc.) doivent déjà transmettre leurs factures via Peppol dans le cadre des marchés publics. Cette obligation reste en vigueur et s’intègre pleinement dans la stratégie globale.

 

Quelques cas particuliers

B2B (Business to Business) : principal public concerné par la réforme de 2026.
B2G (Business to Government) : déjà sous obligation depuis plusieurs années.
Franchisés ou réseaux de points de vente : souvent intégrés via la structure du groupe. Il est possible de mutualiser les outils ou de mettre en place une solution commune.
Petites ASBL : certaines pourraient être temporairement exemptées, selon leur régime TVA. Des précisions officielles sont attendues de la part du SPF Finances.

Vous ne savez pas si votre entreprise est concernée ?
Vous souhaitez anticiper dès aujourd’hui ?
👉 Prenez contact avec un conseiller GESPAC pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé.

Comment s’enregistrer sur le réseau Peppol ?

S’enregistrer sur Peppol est une démarche simple, à condition de passer par un prestataire agréé ou d’utiliser un logiciel compatible. Suivez ces étapes pour être opérationnel rapidement.

Obtenir un Peppol ID

Le Peppol ID est votre identifiant unique sur le réseau. Il permet d’envoyer et de recevoir des documents structurés de manière sécurisée.

👉 Deux manières de l’obtenir :

  • Via un logiciel de facturation compatible, qui se charge de l’enregistrement automatique si connecté au réseau Peppol ;
  • Ou via un prestataire certifié Peppol Access Point, comme GESPAC, qui vous inscrit officiellement dans le registre.

L’attribution du Peppol ID ne coûte rien en soi, mais elle est généralement incluse dans une offre de service globale (connexion au réseau, support, sécurité…).

Choisir votre point d’accès

Deux options s’offrent à vous :

  1. Utiliser un logiciel déjà connecté à un point d’accès, comme Sage, Exact ou Isabel Group ; (lien vers les pages des logiciels)
  2. Faire appel à un prestataire spécialisé comme GESPAC, qui prend en charge :
    • L’enregistrement et la gestion de votre Peppol ID 
    • La configuration de votre environnement ;
    • La mise en service de votre accès sécurisé.

Vérification et validation

Une fois inscrit, votre Peppol ID est vérifié pour confirmer que vous êtes une entreprise active. Cette validation repose notamment sur :

  • Votre numéro d’entreprise (via la BCE) ;
  • Une adresse e-mail professionnelle valide ;
  • Parfois, un échange technique entre prestataires.

Un processus simplifié avec GESPAC

Bonne nouvelle : si vous choisissez GESPAC, vous n’avez rien à configurer vous-même. L’ensemble du processus – de l’inscription à la mise en production – est pris en charge pour vous.

✅ En quelques jours, vous êtes prêt à utiliser Peppol, sans compétence technique particulière.

Quels outils utiliser pour passer à Peppol en Belgique ?

Il existe de nombreuses solutions logicielles compatibles avec Peppol, que vous soyez indépendant, PME, fiduciaire ou grande entreprise.

Exemples de logiciels compatibles avec la facturation électronique

Sage Bob (versions Expert, PME, Starter)
Sage Cloud Demat & Sage Cloud Demat Invoicing
Codabox (souvent utilisé par les fiduciaires)
Exact Globe
Exact Online
Flowin par Isabel Group

Ces outils offrent une connexion native à Peppol ou via des modules complémentaires faciles à intégrer.

Qu’est-ce qui change à partir du 1er janvier 2026

Les factures devront être envoyées sur Peppol dès janvier 2026. Chaque gestionnaire d’entreprise a la liberté d’envoyer en complément les factures par mail, ceci est un choix de gestion de l’entreprise

Ce que cela implique concrètement :

  • Fin des factures PDF envoyées par e-mail ;
  • Utilisation obligatoire d’un format structuré, transmis via un canal conforme comme Peppol ;

     

  • Adaptation des logiciels de facturation et des processus internes pour répondre aux nouvelles exigences.

Comment se préparer en 2025 ?

L’année 2025 est votre période de transition idéale. Elle vous permet :

  • D’adopter un outil compatible à votre rythme ;
  • De tester vos processus sans pression ;
  • De former vos équipes en douceur.

Ne subissez pas la réforme : anticipez-la sereinement avec l’aide d’un partenaire comme GESPAC.

FAQ – Questions fréquentes sur Peppol

Peppol est-il obligatoire ?
 ➡️ Oui, à partir de 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique dans le cadre de leurs échanges B2B. Peppol est aussi obligatoire depuis 2019 pour la facturation à l’administration publique.

Est-ce gratuit ?
 ➡️ L’attribution d’un Peppol ID est gratuite, mais l’utilisation du réseau passe par un service fourni par un prestataire certifié, souvent dans une formule avec support, sécurité et connectivité.

Puis-je facturer une entreprise étrangère via Peppol ?
 ➡️ Oui. Peppol est utilisé dans plus de 30 pays, dont l’Australie, la Norvège ou les Pays-Bas. Tant que votre client est inscrit sur le réseau, vous pouvez lui envoyer des factures via Peppol.

Comment vérifier si une entreprise est déjà sur Peppol ?
 ➡️ Il existe un répertoire public en ligne, appelé Peppol Directory, dans lequel vous pouvez chercher une entreprise par son nom ou son numéro d’identification.